Intranet: Pengertian, kelebihan dan kekurangan serta Fitur yang Dibutuhkan

Dari kecerdasan buatan hingga pembelajaran mesin, ada banyak hal yang menarik di dunia teknologi. Jadi mengapa kita masih berbicara tentang intranet? Tentunya dengan semua gadget yang kita miliki sekarang, peninggalan tua yang berdebu ini dapat ditinggalkan di tahun 90-an di tempatnya?

Tapi ada cara lain untuk melihatnya.

Semakin banyak bisnis mengadopsi model kerja hybrid, dan sebagian besar tenaga kerja memilih untuk bekerja dari jarak jauh. Terlebih lagi, pengaturan kerja yang fleksibel dan pekerjaan asinkron juga menjadi lebih populer dan tampaknya akan bertahan lama di masa depan.

Mengingat bahwa tim lebih terdistribusi dari sebelumnya, intranet menyelesaikan banyak tantangan yang ditimbulkan oleh kerja hibrid dan jarak jauh. Tapi, sebelum kita melihat itu, mari mundur sejenak dan kembali ke dasar.

Pengertian Intranet

Intranet adalah jaringan pribadi yang digunakan dalam bisnis dan organisasi untuk berkomunikasi dan berbagi informasi secara aman dengan karyawan. Tidak seorang pun di luar organisasi dapat mengakses konten dalam intranet perusahaan. Semua konten yang dibagikan di dalamnya bersifat pribadi dan dilindungi.

Apa itu ‘intranet modern’?

Seiring dengan Tamagotchi, mood ring dan Forrest Gump, intranet adalah produk tahun 1990-an. Mereka bertujuan untuk mengatasi tantangan manajemen konten yang ditimbulkan oleh digitalisasi dan meningkatkan produktivitas karyawan dengan membuat dokumen lebih mudah diakses.

Namun , intranet modern lebih dari itu. Intranet modern menyatukan konten, komunikasi, dan pengetahuan bisnis Anda di satu tempat. Ini adalah alat komunikasi internal, meningkatkan kolaborasi, produktivitas, dan meningkatkan pengalaman karyawan.

Intranet modern berfokus pada mengutamakan karyawan, dan juga disebut sebagai intranet karyawan atau platform pengalaman karyawan.

Mengapa Intranet Penting?

Intranet modern menjadi semakin penting untuk bisnis dari semua ukuran karena menawarkan solusi untuk pola kerja yang fleksibel, hibrid, dan jarak jauh.

Intranet lama dan usang tidak melakukan ini. Fungsi utamanya adalah untuk menyimpan informasi, tanpa berfokus pada betapa mudahnya bagi orang untuk mengakses dan menggunakannya. Hal ini menyebabkan 57% karyawan tidak melihat gunanya intranet perusahaan mereka. Akibatnya, hanya sedikit bisnis modern yang mengutamakan orang yang terus menggunakan intranet tradisional.

Intranet modern, di sisi lain, memberikan akses ke informasi dan pengetahuan dengan cara yang intuitif, sehingga pekerja dapat berkolaborasi dengan koleganya, dari mana pun mereka berada. Dengan menghubungkan pekerja dengan alat yang tepat dan memberdayakan mereka melalui intranet karyawan, produktivitas dapat meningkat sebesar 25%.

Namun ini bukan hanya tentang memiliki informasi dan alat yang tepat di dalam intranet. Ini juga tentang memastikan Anda menciptakan pengalaman karyawan yang konsisten antara ruang kerja fisik dan digital Anda. Karyawan perlu terhubung dan didukung oleh manajer mereka dan anggota tim lainnya. Pekerjaan dipindahkan secara online, dan perangkat lunak intranet karyawan menawarkan solusi praktis untuk ini.

Intranet yang tepat tidak hanya membantu meningkatkan produktivitas, tetapi juga membuat karyawan Anda tetap terlibat dan mengurangi churn.

Kelebihan Intranet

Seperti internet, jaringan pribadi ini terus berkembang untuk memenuhi tantangan tenaga kerja modern — dalam beberapa kasus, bahkan sebelum tantangan muncul.

Apakah Anda bisnis kecil atau perusahaan besar, intranet membantu menjawab tantangan di tempat kerja modern. Berikut adalah beberapa keuntungan yang disaring menjadi daftar yang dapat dicerna…

Penyimpanan dan Pengambilan Informasi yang Mudah

Kita hidup di dunia yang penuh dengan informasi. Kami memiliki akses ke segala sesuatu dan apa saja sesuai permintaan. Tapi itu bisa sangat luar biasa, terutama jika Anda tidak yakin apa yang Anda cari atau bagaimana menemukannya.

Di tempat kerja, intranet bertujuan untuk memecahkan masalah tersebut dengan menyatukan semua konten yang berbeda di satu tempat.

Aplikasi apa pun yang Anda gunakan di perangkat apa pun, intranet menyatukan semuanya dan membuatnya dapat diakses tanpa pusing mencari.

Komunikasi Internal yang Lebih Baik

Mendapatkan komunikasi internal yang benar itu sulit. Jika terlalu banyak, karyawan akan kewalahan dan berhenti berinteraksi dengan mereka semua. Tetapi jika tidak cukup, karyawan, terutama anggota staf yang jauh, merasa tersisih dan terisolasi.

Intranet modern dapat membantu organisasi mencapai keseimbangan yang tepat dalam hal komunikasi internal, dengan banyak fitur dasbor pusat tempat berita dan komunikasi internal dapat dikonsumsi.

Pengalaman Karyawan yang Lebih Baik

Jika Anda sedang mencari cara untuk meningkatkan pengalaman karyawan , intranet karyawan adalah alat yang hebat di gudang senjata Anda. Karena platform ini sangat fleksibel, mereka dapat menjadi ‘masuk’ utama sepanjang perjalanan karyawan dan pada titik kontak pengalaman karyawan yang penting.

Misalnya, intranet dapat dimanfaatkan dengan baik selama onboarding sebagai lokasi sentral untuk semua informasi yang ‘perlu diketahui’.

Terlebih lagi, itu juga dapat digunakan di ‘tengah berantakan’ dari perjalanan pengalaman karyawan dengan menghubungkan ke sistem manajemen pembelajaran atau platform pengalaman belajar Anda untuk menyorot konten eLearning yang relevan.

Fleksibilitas Sesuai Permintaan

Intranet menampung seluruh dunia informasi. Mereka dapat berintegrasi dengan forum, sistem perpesanan instan, dan perangkat lunak populer untuk mempermudah pengelolaan pengetahuan. Dan pada saat yang sama, mereka memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi yang lebih baik.

Mungkin salah satu keuntungan terbaik dari intranet adalah fleksibilitasnya. Seiring berkembangnya teknologi, begitu pula platform ini, dengan fitur pilih-dan-padu yang tersedia sehingga setiap dasbor dapat dipersonalisasi untuk organisasi Anda dan setiap pengguna.

Pemberdayaan Karyawan

Karyawan yang diberdayakan lebih produktif, kreatif dan inovatif. Tetapi karyawan hanya merasa diberdayakan ketika diberi alat untuk mengelola diri mereka sendiri dan melakukan pekerjaan mereka dengan baik.

Perangkat lunak intranet dapat digunakan untuk membantu memberdayakan karyawan Anda, terutama jika mereka sering atau sering bekerja dari jarak jauh.

Kelemahan Intranet dan Cara Mengatasinya

Tentu saja, ada beberapa kelemahan intranet, terutama jika sudah usang atau tidak memiliki kemampuan modern yang dibutuhkan karyawan Anda.

Berikut adalah beberapa tantangan intranet dan bagaimana organisasi Anda dapat mengatasinya dengan implementasi Anda.

Terlalu Banyak Informasi

Seiring berkembangnya basis pengetahuan organisasi, akan semakin sulit untuk menemukan data atau konten di intranet yang penuh dengan barang. Apalagi jika informasinya tidak up to date. Hasilnya adalah karyawan menarik diri dari intranet mereka dan menciptakan metode mereka sendiri untuk menemukan apa yang mereka butuhkan.

Cara mengatasinya:

Miliki rencana tindakan yang kuat untuk mengelola konten dalam intranet Anda. Ketika dokumen atau data kedaluwarsa, harus ada sistem agar konten diperbarui dengan cepat.

Karena banyak intranet memiliki fungsi pencarian cerdas bawaan, menampilkan konten dengan bantuan kata kunci jarang menjadi masalah. Namun, memilah-milah dokumen yang bertentangan tentang subjek yang sama kemungkinan besar akan menjadi masalah besar!

Kedua, berikan kesempatan kepada karyawan Anda untuk mempersonalisasi konten dalam dasbor intranet mereka sendiri. Mereka bahkan dapat mempersonalisasi setiap ubin dengan .gif atau gambar untuk membuatnya benar-benar milik mereka.

Ini adalah cara yang luar biasa untuk membantu karyawan menyoroti hal-hal yang penting bagi pekerjaan mereka, sambil mempertahankan akses ke semua hal lain yang mungkin mereka perlukan.

Kurangnya Aksesibilitas

Dengan lebih banyak dari kita yang bekerja dari jarak jauh, intranet lama tidak dilengkapi dengan baik untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja seluler yang tersebar. Ini termasuk pekerja garis depan, serta pekerja jarak jauh dan mereka yang bekerja secara asinkron di zona waktu yang berbeda.

Ketika karyawan tidak memiliki akses ke informasi, komunikasi, dan pengetahuan yang konsisten, mereka dapat dengan cepat melepaskan diri dari organisasi. Hal ini dapat dengan cepat menyebabkan rendahnya tingkat keterlibatan.

Terlebih lagi, tidak memiliki akses informasi secara real-time dapat memperlambat produktivitas dan membuat bisnis kurang gesit, yang benar-benar dapat menghambat pertumbuhan!

Bagaimana mengatasi hal ini?

Satu-satunya cara untuk melewati tantangan ini adalah memilih intranet yang dapat diakses dari mana saja di perangkat apa saja. Secara historis, intranet hanya dapat diakses di jaringan lokal. Namun permainan telah berubah dalam beberapa tahun terakhir dengan munculnya komputasi awan.

Perangkat lunak intranet berbasis cloud dapat digunakan dengan aman dari perangkat apa pun yang mendukung internet. Ini berarti dapat dengan mudah diakses oleh pekerja garis depan di tablet dan ponsel serta pekerja jarak jauh di perangkat pribadi.

Terlalu Mengandalkan TI

Beberapa intranet lebih kompleks daripada yang lain. Ini terkadang berarti mengandalkan ‘jagoan’ yang ditunjuk untuk mengubah atau memperbarui intranet Anda. Ini bisa menjadi tantangan nyata bagi bisnis yang ingin lebih gesit dan fokus pada pertumbuhan, terutama dalam model kerja jarak jauh dan hybrid.

Bagaimana mengatasi hal ini?

Banyak intranet modern dibuat agar lebih intuitif dan mudah digunakan bagi mereka yang memiliki pengalaman teknis yang lebih sedikit daripada departemen TI.

Saat merencanakan intranet dan mengatur strategi Anda untuk mendorong adopsi intranet, penting untuk mempertimbangkan seberapa ramah pengguna perangkat lunak Anda. Melakukan hal itu akan memastikan keterlibatan yang tinggi sejak awal.

Fitur Apa Saja yang Dibutuhkan Intranet?

Jadi apa yang harus Anda cari di intranet? Sangat mudah untuk dikesampingkan oleh semua lonceng dan peluit, belum lagi jargon yang dapat membuat kepala Anda pusing. Untuk membantu Anda, kami telah menghadirkan 5 fitur intranet teratas yang harus dimiliki.

Antarmuka yang Bersih dan Mudah Digunakan

Kemungkinan tim SDM Anda berurusan dengan tenaga kerja multigenerasi, yang semuanya memiliki pengalaman dan ekspektasi teknologi yang berbeda. Yang terpenting, intranet Anda harus mudah digunakan oleh semua orang . Dan itu semua bermuara pada antarmuka pengguna dan seberapa intuitif perangkat lunak itu secara keseluruhan.

Penting untuk disadari bahwa jika intranet Anda terlalu sulit dinavigasi atau digunakan, karyawan Anda tidak akan menggunakannya. Pada akhirnya, perangkat lunak intranet seharusnya membuat hidup karyawan Anda lebih mudah, bukan lebih sulit. Jadi ingatlah ini saat memilih penyedia intranet.

Integrasi yang Fleksibel

Intranet harus menawarkan integrasi tanpa batas dengan alat dan teknologi yang sudah Anda gunakan. Lagipula, intinya adalah menyatukan semuanya. Jika tidak dapat melakukannya sejak awal, Anda berisiko kehilangan waktu berharga untuk memigrasikan semuanya ke platform baru.

Saat Anda memperluas platform intranet baru untuk organisasi Anda, pertimbangkan cara kerjanya dengan yang lainnya , dan apakah Anda perlu melakukan perubahan apa pun untuk membuatnya berfungsi dengan penyiapan Anda saat ini.

Jika sepertinya butuh waktu lama untuk menyiapkannya, mungkin tidak sepadan dengan investasi dalam jangka panjang!

Manajemen Audiens

Komunikasi internal bisa menjadi kuat bila dilakukan dengan benar, tetapi bukan tanpa relevan dengan karyawan yang menerimanya. Ketika semua orang mendapatkan semuanya sekaligus, itu bisa membuat kewalahan dan sulit untuk melihat kayu untuk pepohonan.

Itu berarti pesan utama dapat hilang dalam kebisingan, dan karyawan dapat dengan mudah menonaktifkan komunikasi internal.

Cara yang lebih baik untuk menjalankan strategi komunikasi internal yang efektif adalah menargetkan karyawan dengan informasi yang paling relevan bagi mereka. Ini bisa sulit dan memakan waktu untuk dilakukan secara manual.

Namun dengan fitur manajemen audiens, Anda dapat dengan mudah menyegmentasikan tenaga kerja Anda dan menargetkan segmen ini dengan komunikasi yang paling relevan.

Pencarian Dinamis

Karyawan Anda tidak tahu apa yang tidak mereka ketahui. Dan ketika mereka tidak mengetahui sesuatu, kemungkinan besar mereka akan melakukan salah satu dari tiga hal berikut:

• Tanya seorang rekan
• Luangkan waktu lama untuk mencari jawabannya
• Abaikan sepenuhnya

Semuanya cenderung memakan waktu, mengganggu dan tidak produktif.

Dengan menandai konten dengan kata kunci, fitur pencarian dinamis membantu pengguna menemukan informasi bahkan ketika mereka tidak tahu apa yang mereka cari.

Personalisasi

Personalisasi ada di sekitar kita. Lihat saja teknologi yang kita gunakan setiap hari:

• Netflix menyarankan acara TV dan film yang mungkin kami sukai berdasarkan riwayat tontonan kami
  Kita dapat menggunakan gambar kita sendiri untuk menyesuaikan wallpaper di ponsel, tablet, dan komputer kita.
• Spotify dapat membuat daftar putar yang akan kami nikmati berdasarkan apa yang paling sering kami dengarkan.
• Facebook akan menampilkan pilihan ‘Orang yang Mungkin Anda Kenal’ berdasarkan koneksi kami
  Jadi mengapa kita tidak melihat ini di teknologi kerja kita? Segalanya menjadi lebih baik jika dipersonalisasi.
• Seiring waktu, intranet menjadi lebih personal. Banyak yang mengizinkan organisasi memasukkan branding perusahaan mereka ke dalam desain, yang dapat membantu menciptakan rasa konsistensi dan rasa memiliki di antara karyawan.

Tapi bagaimana dengan personalisasi untuk pengguna? Seringkali teknologi kerja yang kita gunakan tidak memiliki ruang untuk personalisasi. Namun, semua teknologi pribadi kita sangat pribadi bagi kita.

Analitik

Data adalah hal yang kuat. Ini dapat membantu Anda melihat tren dan mengantisipasi tantangan sebelum menjadi masalah. Data juga dapat membantu Anda mengukur keberhasilan komunikasi internal dan mengawasi konten, alat, dan perangkat lunak yang digunakan karyawan Anda setiap hari.

Ada banyak metrik berbeda untuk dilacak sehubungan dengan keterlibatan karyawan dan pengalaman karyawan. Dalam intranet, tujuan utamanya adalah membantu karyawan Anda mencapai apa yang mereka butuhkan saat mereka membutuhkannya, di mana pun mereka berada.

Dasbor analitik intranet harus menunjukkan kepada Anda seberapa terlibatnya karyawan dalam kaitannya dengan komunikasi internal dan konten perusahaan Anda.

Perbedaan Antara Intranet, Ekstranet dan Internet

Intranet, ekstranet, dan internet semuanya menampung informasi. Perbedaan di antara mereka adalah tentang siapa yang memiliki akses ke mereka.

• Intranet : Jaringan milik pribadi yang hanya dapat diakses oleh orang yang berwenang dalam suatu organisasi.
• Extranet : Jaringan milik pribadi yang memungkinkan akses ke orang yang berwenang dari luar organisasi, untuk memfasilitasi komunikasi dengan pihak ketiga.
• Internet : Jaringan publik yang terbuka untuk siapa saja, tidak dimiliki oleh siapa pun.

Pertanyaan yang Sering Diajukan Seputar Intranet!

Apa Itu Intranet?

Intranet adalah jaringan pribadi yang digunakan dalam bisnis dan organisasi untuk berkomunikasi dan berbagi informasi secara aman dengan karyawan. Tidak seorang pun di luar organisasi dapat mengakses konten dalam intranet perusahaan. Semua konten yang dibagikan di dalamnya bersifat pribadi dan dilindungi.

Apa Itu Intranet Modern?

Intranet modern memprioritaskan pengalaman pengguna untuk menyatukan semua informasi, komunikasi, dan konten di satu tempat. Ini adalah alat komunikasi internal yang bertujuan untuk meningkatkan kolaborasi, produktivitas, dan pengalaman karyawan. Mereka juga disebut sebagai intranet karyawan atau platform pengalaman karyawan.

Apa yang Dilakukan Intranet?

Intranet menghubungkan karyawan dengan informasi, pengetahuan, dan alat yang mereka perlukan untuk melakukan pekerjaan mereka dalam platform yang aman. Baru-baru ini, intranet mulai berfokus pada peningkatan pengalaman karyawan dan memastikan kelancaran kolaborasi dengan pertumbuhan pola kerja hibrid, jarak jauh, dan fleksibel.

Apa Perbedaan Antara Intranet, Ekstranet, dan Internet?

Intranet adalah jaringan milik pribadi yang hanya dapat diakses oleh orang yang berwenang dalam suatu organisasi. Extranet adalah jaringan milik pribadi yang memungkinkan akses ke orang yang berwenang dari luar organisasi, untuk memfasilitasi komunikasi dengan pihak ketiga. Internet adalah jaringan publik yang terbuka untuk siapa saja, tidak dimiliki oleh siapa pun.

Kesimpulan

Dalam artikel ini, Anda telah belajar tentang Pengertian Intranet, kelebihan dan kekurangan, Fitur yang dibutuhkan serta perbedaanya dengan Ekstranet dan Internet.